Wie verantwoordelijk is
Threadenforge V.O.F. is de verwerkingsverantwoordelijke. Ons adres is Oosterstraat 55, 1055 LR Amsterdam.
Dat is ons enige adres, want er is geen tweede vestiging of werkplaats, ook niet elders in de stad, en dat betekent dat u voor alle vragen over gegevens terechtkomt bij de vijf mensen die hier daadwerkelijk werken: Fleur Bakker (inkoop), Lotte de Boer (klantenservice), Lisa Dekker (uitvoering), Thomas Visser (magazijn) en Milan Jansen (offertes). U bereikt ons telefonisch op 020 2987931, per e-mail via [email protected], en aan de balie van maandag tot en met vrijdag tussen 9:00 en 18:00 en op zaterdag tussen 10:00 en 14:00, terwijl wij op zondag gesloten zijn en berichten dan de volgende werkdag worden beantwoord.
Op deze verwerking is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing, Verordening (EU) 2016/679, samen met de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Dat betekent onder meer dat wij een grondslag nodig hebben om uw gegevens te gebruiken, dat wij niet meer mogen bewaren dan nodig is en dat u ons kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering.
Niet iedereen hier ziet alles. Milan Jansen kan een offerte opstellen op basis van uw aanvraag, terwijl Lotte de Boer dezelfde gegevens gebruikt om uw vraag per e-mail te beantwoorden. Thomas Visser beheert de voorraad en ziet geen klantdossiers. Wachtwoorden worden niet gedeeld. Toegang vervalt zodra iemand hier niet meer werkt. Iedereen krijgt alleen wat hij of zij voor de eigen taak nodig heeft, en niets meer dan dat.
Wat de website bijhoudt
De website threadenforge.click is bewust sober gebouwd. Er staan geen advertentiecookies op, geen analytische cookies, geen tellers en geen trackers van derden.
Lettertypen, afbeeldingen en stijlbestanden worden rechtstreeks vanaf dit domein geleverd, dus er wordt geen beroep gedaan op een externe dienst om de pagina te tonen, en het enige dat in uw browser wordt opgeslagen is uw antwoord op de cookiemelding: één klein bestandje dat bijhoudt of u die melding al hebt weggeklikt, zodat u hem niet bij elk bezoek opnieuw ziet. Dat antwoord kunt u wissen via de instellingen van uw browser.
Wanneer u het contactformulier invult, ontvangen wij de gegevens die u zelf intypt. Meestal gaat het om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht, en soms voegt u daar vrijwillig een adres aan toe wanneer u vraagt om een bezoek aan een tuin in bijvoorbeeld Amsterdam-Noord, IJburg of de Watergraafsmeer. Wat u schrijft, gebruiken wij alleen om u te antwoorden.
Wij publiceren de inhoud van het formulier niet. Er zijn geen verborgen velden en wij vragen niet om gegevens die wij niet nodig hebben. Als u liever geen formulier gebruikt, kunt u ons bellen of rechtstreeks mailen naar [email protected]. Voor het versturen van onze eigen e-mail maken wij gebruik van een provider die de berichten technisch doorstuurt; die provider verwerkt de gegevens uitsluitend in onze opdracht en heeft geen eigen belang bij de inhoud ervan.
Wat wij bij opdrachten vastleggen
Zodra u een opdracht geeft, leggen wij de gegevens vast die nodig zijn om het werk uit te voeren en te factureren: naam, adres, contactgegevens, de afspraken over het onderhoud, en de gegevens die op de factuur horen.
Sommige gegevens bewaren wij omdat de wet dat verplicht, en dat is geen keuze van ons, want facturen en de administratie daarachter moeten wij zeven jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is opgemaakt.
Gegevens die niet onder die bewaarplicht vallen, houden wij niet langer bij dan nodig is om de opdracht af te ronden en eventuele vragen achteraf te beantwoorden. Voor gewone correspondentie hanteren wij een termijn van twee jaar na het laatste contact. Daarna verwijderen wij het bericht en de bijbehorende gegevens. Bij terugkerend onderhoud aan een tuin aan de rand van het Vondelpark of aan een binnentuin in de Staatsliedenbuurt noteren wij welke werkzaamheden wanneer zijn uitgevoerd, zodat een collega de afspraken kan overnemen als dat nodig is.
Wij verkopen uw gegevens niet en verstrekken ze niet aan derden voor hun eigen doeleinden. Uitzonderingen zijn partijen die wij inschakelen om onze verplichtingen na te komen, zoals onze boekhouder, en instanties die wettelijk bevoegd zijn om gegevens op te vragen, bijvoorbeeld de Belastingdienst.
Grondslagen en beveiliging
Wij verwerken gegevens op basis van een van de grondslagen uit de AVG. Voor het beantwoorden van een vraag via het formulier is dat uw toestemming, die u geeft door het formulier te versturen. Voor het uitvoeren van een opdracht is dat de overeenkomst die wij met u sluiten. Voor facturen en administratie is dat een wettelijke verplichting. Toegang tot onze systemen is beperkt tot de vijf mensen die hier werken, en Milan Jansen werkt met aanvragen zonder toegang tot de volledige factuuradministratie.
Mocht er toch iets misgaan, bijvoorbeeld als een laptop met gegevens zoekraakt, dan beoordelen wij binnen 72 uur of wij dit moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als uw gegevens daarbij betrokken zijn, laten wij het u weten via het e-mailadres of telefoonnummer dat wij van u hebben. Wij leggen dan vast wat er is gebeurd, wat de oorzaak was en welke maatregelen wij hebben genomen om herhaling te voorkomen, en die aantekening bewaren wij zolang wij de administratie bewaren.
Een datalek melden wij niet automatisch aan iedereen; alleen wanneer het risico voor u reëel is.
Uw rechten en hoe u ze gebruikt
U hebt het recht om te weten welke gegevens wij van u hebben. U kunt ons vragen om een kopie, om correctie van fouten, om verwijdering van gegevens die wij niet meer nodig hebben, en om beperking van de verwerking terwijl een vraag nog loopt. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking en kunt u gegevens die u zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestand opvragen, zodat u ze aan een ander kunt geven.
Een verzoek stuurt u naar [email protected]. Schrijf in het onderwerp 'privacyverzoek' en vermeld uw naam en het e-mailadres of telefoonnummer waarop wij u eerder hebben geantwoord. Dat helpt ons om te controleren dat het verzoek echt van u komt; wij vragen nooit om een kopie van uw paspoort of rijbewijs.
Wij reageren binnen vier weken na ontvangst. Als een verzoek ingewikkeld is, bijvoorbeeld wanneer er meerdere jaren administratie bij betrokken is, mogen wij die termijn met nog eens vier weken verlengen. In dat geval laten wij u voor het einde van de eerste vier weken weten waarom het langer duurt.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Liever lossen wij het eerst samen op; een mail naar [email protected] is daarvoor genoeg.
Wij passen deze verklaring aan wanneer daar aanleiding voor is, en de datum onderaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Deze versie is vastgesteld op 4 maart 2025.